Document légal
Politique de confidentialité
Version du 4 novembre 2026 · Conforme Loi 25 (Québec) et LPRPDE (Canada).
Sommaire
- 1. Responsable du traitement
- 2. Données que nous collectons
- 2 bis. Données collectées (Phase D.1 — Journal, Heures)
- 3. Finalités du traitement
- 4. Base légale
- 5. Durée de conservation
- 5 bis. Audit des actions sur devis et factures envoyés
- 6. Destinataires des données
- 7. Localisation et transferts
- 8. Sécurité
- 9. Tes droits
- 10. Témoins (cookies)
- 11. Modifications
- 12. Contact et plainte
1. Responsable du traitement
Co-Ordo, Montréal (Québec, Canada). Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) désigné par la Loi 25 : contact@co-ordo-assistant.com.
2. Données que nous collectons
| Catégorie | Exemple | Source |
|---|---|---|
| Identité | Nom, courriel | Tes saisies à l'inscription |
| Identifiants techniques | Firebase UID | Généré à l'inscription |
| Clients et mots-clés | Nom, mots-clés de matching | Tes saisies via le chat web |
| Tâches (to-do list) | Texte de la tâche, état (ouverte/terminée), dates | Tes saisies via le chat web ou le dashboard |
| Messages du chat assistant | Texte de tes demandes et des réponses de l'assistant | Conversation in-app |
| Préférences | Fuseau horaire, locale | Tes choix |
| Facturation | Stripe customer ID, statut abonnement | Stripe, à la souscription |
| Logs techniques | Requêtes HTTP, erreurs, latence | Cloud Logging (Google Cloud) |
| Acceptation de l'article 9 des CGU (calculateur) | Horodatage, version acceptée | Ton clic dans la modale du calculateur |
| Bons de commande | Fournisseur (nom, courriel), lignes, adresse de livraison, horodatages d'envoi et de consultation | Ta saisie ; la consultation vient du fournisseur qui ouvre le lien |
| Site web (forfait Co-Ordo + Site web) | Contenu de ton site : nom, coordonnées de l'entreprise, textes, services, témoignages que tu saisis, description de ton métier, ville et nom du responsable affichés dans les pages légales du site ; photos que tu choisis ; adresse du site | Ta saisie dans le module Site web |
| Nom de domaine (forfait Co-Ordo + Site web) | Nom de domaine demandé ; nom d’entreprise tapé pour confirmer la demande, date et heure, empreinte réseau non réversible ; pour ton propre domaine : réglages techniques publics du domaine (serveurs de noms d’origine, enregistrements de courriel) | Ta demande dans le module Site web ; annuaires publics du domaine |
| Site sur mesure (sur devis) | Type de demande, description de ce que tu veux, statut et note de notre équipe ; adresse de ton site externe quand nous la rattachons | Ta demande dans le module Site web ; notre équipe |
| Demandes reçues par le site web d’un entrepreneur | nom, téléphone ou courriel, description, adresse ou ville du chantier, type de travaux, délai, photos | Formulaire public du site, au nom de l’entrepreneur |
| Parrainage | Ton code, le code que tu as saisi, statut et montants des crédits | Généré par Co-Ordo ; ta saisie |
| Empreinte de carte | Identifiant technique de la carte utilisée pour payer (cardFingerprint), jamais le numéro de carte | Stripe, à chaque facture payée |
| Compteurs de tentatives | Nombre de tentatives de saisie d'un code de parrainage, par compte | Généré par Co-Ordo |
| Documents joints | Fichiers PDF que tu ajoutes à ta bibliothèque et joins à tes devis et factures ; pour chaque document ouvert par ton client depuis son lien, un compteur par jour et une empreinte tronquée de son adresse IP (jamais l'adresse elle-même) | Tes téléversements ; la consultation vient du client qui ouvre le lien |
Nous ne collectons aucune donnée de carte bancaire permettant un paiement. Tous les paiements transitent directement chez Stripe, qui nous transmet seulement l'empreinte de carte décrite ci-dessus : elle permet de reconnaître une même carte sans jamais en révéler le numéro.
2 bis. Données collectées (Phase D.1)
Le calendrier Co-Ordo ne se connecte à aucun agenda externe. Il met en page des données que vous avez déjà saisies dans Co-Ordo : les périodes de vos chantiers, les fins de garantie, les dates d'expiration de vos devis, les échéances de vos factures, vos entrées de journal (ci-dessous) et vos heures saisies (ci-dessous) — ainsi que les rendez-vous que vous y créez vous-même (ci-dessous). Les devis, les factures et les chantiers font l'objet de la section 5 bis.
Rendez-vous
Un rendez-vous que vous créez dans le calendrier comprend un titre (jusqu'à 200 caractères), des notes libres (jusqu'à 2000 caractères), une date, des heures optionnelles, une récurrence simple et, si vous le souhaitez, un lien vers un chantier ou un contact. Le titre et les notes sont conservés tels quels : ce que vous y écrivez est stocké mot pour mot. Le rendez-vous est stocké dans votre workspace et visible uniquement par vous. Nous en identifions le créateur. Il n'est transmis à aucun tiers. Vous pouvez le modifier ou le supprimer à tout moment ; la suppression est définitive et immédiate. Il est conservé tant que vous ne le supprimez pas vous-même.
Journal de chantier (Phase D.1)
Les entrées de journal que vous saisissez (notes datées par projet) sont stockées dans votre workspace, visibles uniquement par vous. Nous identifions l'auteur de chaque entrée pour permettre la traçabilité interne. Vous pouvez modifier ou supprimer une entrée à tout moment, et la suppression est immédiate et définitive. Les entrées sont conservées tant que vous ne les supprimez pas vous-même ou que vous ne supprimez pas votre compte (voir la section 5).
Suivi des heures par projet (Phase D.1)
Les heures que vous enregistrez par projet (durée, date, notes optionnelles) sont stockées et visibles uniquement par vous. Cette donnée peut révéler des informations sur vos habitudes de travail. Vous pouvez modifier ou supprimer une entrée à tout moment, et la suppression est immédiate et définitive. Les heures sont conservées tant que vous ne les supprimez pas vous-même ou que vous ne supprimez pas votre compte (voir la section 5).
3. Finalités du traitement
- Fournir les fonctionnalités du service (calendrier, to-do list, devis et factures, suivi de chantier)
- Gérer ton compte et ton abonnement
- Assurer la sécurité du service (détection d'intrusion, prévention d'abus)
- Respecter nos obligations légales (conservation des factures pendant 6 ans, Loi de l'impôt sur le revenu)
- Communiquer avec toi au sujet du service (notifications opérationnelles)
- Générer, héberger et publier ton site vitrine ; proposer, à ta demande, des textes rédigés par l’assistant (forfait Co-Ordo + Site web)
- Transmettre à l’entrepreneur les demandes que lui envoient les visiteurs de son site web (forfait Co-Ordo + Site web)
- Acheter ou rattacher le nom de domaine de ton site, le brancher sur ton site et conserver la preuve de ta demande (forfait Co-Ordo + Site web)
- Traiter tes demandes de site sur mesure et afficher dans Co-Ordo ton site externe rattaché
- Prévenir la fraude au parrainage (même carte des deux côtés, tentatives répétées de saisie de code)
Nous n'utilisons pas tes données pour :
- entraîner des modèles d'IA
- cibler de la publicité
- revendre à des tiers
4. Base légale
Nous traitons tes données sur les bases suivantes :
- Exécution du contrat : fournir le service auquel tu as souscrit
- Obligations légales : conservation des factures, coopération avec les autorités sur demande légale
- Intérêt légitime : sécurité du service, prévention des abus
5. Durée de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Compte actif | Tant que l'abonnement est actif |
| Compte supprimé à ta demande | Suppression complète et définitive 30 jours après la demande (délai de rétractation). Passé ce délai : workspace, documents, fichiers et compte d'authentification sont effacés, sauf le nom de domaine (voir ligne suivante). |
| Nom de domaine relié à ton site après la suppression de ton compte | 90 jours (page indiquant que le site n’est plus en ligne), puis suppression |
| Abonnement résilié ou impayé | Ton espace passe en lecture seule, puis devient inaccessible. Tes données de fond ne sont pas détruites automatiquement : elles restent conservées afin que tu puisses les récupérer ou réactiver ton compte. Les traces à durée limitée (journaux d'audit, empreinte réseau non réversible et navigateur, dépôts de sous-traitants, brouillons OCR) continuent d'être purgées automatiquement à échéance, même dans un espace résilié ou archivé. Pour une destruction complète, demande la suppression de ton compte (ligne ci-dessus). |
| Rendez-vous | Tant que vous ne les supprimez pas vous-même ; suppression immédiate et définitive sur votre action |
| Factures | 6 ans (obligation fiscale canadienne) |
| Acceptation signée d'un devis — nom saisi par le signataire, date et heure, empreintes des documents joints lus | Conservées avec le devis (preuve contractuelle) ; supprimées avec le compte |
| Acceptation consignée hors ligne par l'entrepreneur — nom de la personne qui a accepté (saisi par l'entrepreneur), date, moyen (téléphone, papier signé, courriel), membre qui l'a consignée ; aucune empreinte réseau ni navigateur ; affichée sur la page publique et le PDF du devis avec la mention « Consigné par » | Conservée avec le devis ; supprimée avec le compte |
| Acceptation signée — empreinte tronquée de l'adresse IP et navigateur du signataire | 36 mois, puis effacés (le nom et la date restent) |
| Historique des devis et factures (création, envoi et son destinataire, consultation, décision en ligne ou consignée hors ligne, paiements, annulation et son motif, clôture de la facturation et son motif, archivage — sans adresse IP ni navigateur) | Conservé avec le document, supprimé avec le compte |
| Audit acceptation devis (empreinte réseau non réversible, navigateur, horodatage) | Consultations : 13 mois · Décision (acceptation/refus) : 36 mois (alignée sur la prescription contractuelle de 3 ans, C.c.Q. art. 2925) |
| Bons de commande — consultation par le fournisseur (horodatage) | 13 mois · le bon lui-même est conservé avec ton espace (pièce de gestion), supprimé avec le compte |
| Calculateur — état, profil, plans 2D, instantané joint à un devis | Conservés avec ton espace ; l'instantané suit le devis auquel il est joint ; supprimés avec le compte |
| Documents joints (PDF de ta bibliothèque, joints à tes devis et factures) | Conservés tant que ton espace existe — y compris un document retiré de la bibliothèque mais joint à un devis ou une facture envoyé, que ton client peut encore ouvrir tant que le lien du document est actif ; supprimés avec le compte |
| Documents joints — journal agrégé des téléchargements par tes clients (nombre par jour, empreinte tronquée de l'adresse IP) | 13 mois |
| Pages publiques des documents envoyés (devis, factures, avoirs, bons de commande), avec les documents joints et le logo servis par le même lien ; le portail des sous-traitants et le site web ne sont pas concernés | Accessibles à ton client (ou à ton fournisseur) tant que le document attend quelque chose de lui : réponse au devis, solde à payer, remboursement, réception du bon. Désactivées 1 mois après que le document n'a plus rien à faire pour lui (accepté, refusé, expiré, remplacé (à l’envoi de la nouvelle version ou à la fin de sa validité), payé, soldé, remboursé, reçu ou annulé), à la fin de la journée ; le lien est ensuite effacé. Le document lui-même reste dans ton espace (voir « Factures ») |
| Acceptation de l'article 9 (calculateur) — horodatage, version | Conservée avec le compte (fait contractuel, non purgée) ; supprimée avec le compte |
| Dépôts sous-traitants — nom, empreinte réseau non réversible, horodatage | 13 mois (traçabilité Loi 25) |
| Dépôts sous-traitants — fichiers d'un dépôt approuvé | Deviennent les pièces de la facture fournisseur : régime 6 ans (obligation fiscale) |
| Contenu et photos du site web (brouillon, version en ligne, version précédente) | Conservés avec ton espace ; supprimés avec le compte |
| Demande de nom de domaine refusée, annulée ou n’ayant pas abouti | 13 mois |
| Demande d’un domaine branché sur ton site (preuve de ta demande) | Tant que le domaine est rattaché à ton site, puis 36 mois ; supprimée avec le compte |
| Demandes de site sur mesure (type de demande, description, statut, note de notre équipe) | Tant que la demande est ouverte, puis 36 mois après sa clôture (livrée, refusée ou annulée) ; l’avis reçu par courriel par notre équipe n’en contient qu’un extrait et il est supprimé au même terme ; supprimées avec le compte |
| Brief du site vitrine d'un espace migré (ancien module, plus jamais écrit) | 13 mois après la migration, puis supprimé automatiquement |
| Compteur de visites des sites web (nombre de pages vues par jour, sans adresse IP ni identifiant) | 13 mois |
| Demandes reçues par le formulaire du site web d’un entrepreneur (nom, téléphone ou courriel, description, adresse du chantier, photos) | 13 mois si la demande reste sans suite ou est refusée ; 36 mois après son acceptation (les renseignements sont alors versés à la fiche client de l’entrepreneur, conservée avec son espace) ; supprimées avec le compte |
| Code anti-abus du formulaire d’un site (dérivé de l’adresse IP par un procédé non réversible) | Effacé automatiquement au plus tard le lendemain |
| Réservations de dépôt de photo du site web | 1 h, puis supprimées avec le fichier déposé |
| Copie technique en cache de diffusion (photos d'un site web, après leur retrait ou la suppression du compte) | Jusqu'à 24 h dans le réseau de Cloudflare |
Parrainage (referrals) : parrain, filleul, statut, montants des crédits | Conservé tant que les deux comptes existent ; purgé avec le compte |
| Empreinte de carte | Conservée avec ton espace pour prévenir la fraude au parrainage ; supprimée avec le compte |
| Compteurs de tentatives (saisie d'un code de parrainage) | 2 jours après la dernière tentative |
| Logs techniques applicatifs | 30 jours |
| Courriels transactionnels traités par Amazon SES (destinataire, objet, corps, métadonnées de routage) | Traités de façon transitoire pour l'acheminement ; les journaux d'envoi tenus par AWS suivent les conditions AWS et sont supprimés au plus tard à la fermeture de notre compte, ou sur notre instruction expresse |
Comment lire ces durées. Un effacement programmé s'exécute chaque nuit et supprime automatiquement, au terme des durées ci-dessus, les traces concernées : journaux d'audit, empreintes réseau non réversibles et navigateurs collectés sur les pages publiques, dépôts de sous-traitants, brouillons d'analyse de factures, compteurs de visites des sites web et compteurs de tentatives. Les faits métier (statut d'un devis, dates, montants, paiements) et les documents à conservation obligatoire (factures : 6 ans, Loi de l'impôt sur le revenu) ne sont pas concernés. L'effacement s'exécute quotidiennement ; en cas d'incident technique, il reprend à la passe suivante.
La destruction intervient dans quatre cas : tu supprimes toi-même un élément (effet immédiat et définitif), tu supprimes ton compte (effacement complet 30 jours après la demande), tu nous écris pour demander l'effacement d'une donnée précise à contact@co-ordo-assistant.com — ces trois premiers cas sont à ton initiative —, ou l'effacement automatique à échéance décrit ci-dessus, qui s'exécute de lui-même chaque nuit. Les factures font exception : la Loi de l'impôt sur le revenu nous impose de les conserver 6 ans.
Nous conservons durablement un registre minimal des suppressions de comptes (identifiant, courriel, date) — preuve d'exécution de l'effacement, Loi 25 — ainsi qu'un journal d'audit administratif interne conservé 13 mois.
5 bis. Audit des actions sur devis et factures envoyés
Lorsqu'un client final consulte ou agit sur un devis que tu lui as envoyé via Co-Ordo (consultation, acceptation, refus, téléchargement du PDF), nous enregistrons l'horodatage, une empreinte réseau non réversible et le navigateur utilisé. Les consultations et téléchargements sont conservés 13 mois. La décision elle-même (acceptation ou refus), qui sert de preuve contractuelle du consentement du client, est conservée 36 mois (alignée sur la prescription contractuelle de 3 ans, C.c.Q. art. 2925). Aucun témoin (cookie) publicitaire n'est posé sur la page de visualisation publique du devis.
Durée d'accès à la page publique. La page publique d'un document est accessible à toute personne qui détient son lien. Pour limiter l'exposition d'un lien transféré ou intercepté, elle est désactivée 1 mois après que le document n'a plus rien à faire pour ton client ou ton fournisseur ; la page l'en avertit, avec la date exacte une fois le document réglé ou décidé, et l'invite à télécharger son PDF et ses pièces jointes. Passé cette date, le lien répond comme un lien qui n'a jamais existé. Pour une nouvelle copie, ton client s'adresse à toi : tu peux télécharger le PDF depuis ton espace et le lui transmettre.
Un devis accepté au téléphone, sur papier signé ou par courriel peut être marqué accepté hors ligne par toi-même : tu saisis le nom de la personne qui a accepté, conservé avec le devis et affiché à ton client sur la page et le PDF du devis (« Accepté hors ligne … Consigné par … »). Aucune donnée réseau ni navigateur n'est alors collectée.
Le même audit s'applique aux factures que tu envoies : la consultation de la page publique de la facture par le client final, le téléchargement du PDF facture, et l'enregistrement d'un acquittement de paiement par toi-même (côté freelance) sont tous consignés (horodatage, empreinte réseau non réversible et navigateur pour les actions client, identifiant freelance pour les paiements). Ce journal d'audit est conservé 13 mois. Les paiements eux-mêmes, une fois enregistrés sur la facture, suivent le régime de la facture : 6 ans (obligation fiscale). Aucun cookie tiers sur la page publique de facture.
Un client final peut demander la suppression de ces traces en écrivant à contact@co-ordo-assistant.com (article 28, Loi 25).
Pour les factures entrantes (factures fournisseur scannées via OCR), Co-Ordo conserve le texte brut extrait par l'IA (champ « ocrRawText », visible uniquement par les administrateurs du workspace), le coût OCR consommé, et trace chaque accès au fichier source (audit forensique 13 mois). Ces données restent privées au workspace et ne sont jamais partagées avec des tiers, à l'exception d'Anthropic pour l'extraction OCR seule (aucun entraînement de modèle, conformément aux conditions commerciales Anthropic).
Pour les projets/chantiers, Co-Ordo conserve l'historique complet (modifications, changements de statut, archivage, associations devis/factures) pendant 13 mois conformément aux exigences de la Loi 25 du Québec.
Pour les dépôts de sous-traitants, lorsqu'un sous-traitant soumet une facture ou un document via un lien de projet Co-Ordo, nous enregistrons son nom, une empreinte réseau non réversible et l'horodatage de chaque action (création du dépôt, confirmation des fichiers). Ces informations servent à la traçabilité comptable et contractuelle du workspace et sont conservées 13 mois (Loi 25). Les fichiers déposés sont stockés dans l'espace Google Cloud du workspace et restent accessibles uniquement au titulaire du compte pour ses besoins de comptabilité. Aucun fichier déposé par un sous-traitant n'est partagé avec des tiers. Le sous-traitant peut demander la suppression de ces données en écrivant à contact@co-ordo-assistant.com (article 28, Loi 25).
La fonction « Exporter Compta » génère, à la demande d'un administrateur de l'espace, un fichier comptable (classeur Excel ou CSV) contenant les données de facturation client et fournisseur de la période choisie. Ce fichier est supprimé automatiquement 7 jours après sa génération et n'est accessible que via un lien signé valable 15 minutes. Chaque génération est journalisée (auteur, date, période) conformément à la Loi 25.
6. Destinataires des données
Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, tous sous contrat de traitement de données :
- Google Cloud (Firebase) : hébergement infrastructure (Montréal, northamerica-northeast1)
- Anthropic, PBC : traitement en langage naturel des échanges du chat assistant et rédaction, à ta demande, des textes de ton site web — voir le détail ci-dessous.
- Cloudflare, Inc. : relais réseau, protection et mise en cache des sites web des entrepreneurs (adresses
*.co-ordo-assistant.comet noms de domaine rattachés) ; gestion technique (DNS) de ces noms de domaine ; registraire auprès duquel Co-Ordo achète, à son propre nom, les domaines de ses clients, sans y joindre de donnée te concernant ; traite les données techniques de connexion des visiteurs de ces sites - Stripe, Inc. : traitement des paiements
- Amazon Web Services (« AWS », contractant : Amazon Web Services Canada, Inc.) : envoi des courriels transactionnels via Amazon SES, région de Montréal (devis, factures, relances de paiement, notifications) — voir le détail ci-dessous
Aucun autre tiers n'a accès à tes données.
Textes du site web : ce que « Rédiger » transmet à Anthropic
Quand tu cliques sur « Rédiger » dans le module Site web, l'assistant reçoit le nom de ton entreprise, la description de ton métier et de tes services, ton secteur, les titres de tes services et tes garanties saisies — jamais tes contacts, tes devis ni tes photos. La proposition revient dans ton éditeur ; rien n'est publié sans ton clic sur « Publier ». Vingt rédactions par jour au plus.
Sites web des entrepreneurs
Les sites générés par le module Site web sont hébergés sur Google Cloud (Montréal) et servis via Cloudflare. Ils ne déposent aucun témoin et comptent les visites de façon anonyme (nombre de pages vues par jour, sans adresse IP). Leurs pages de confidentialité et de mentions légales sont générées pour l'entrepreneur, qui les valide avant la première publication. Le formulaire de demande d’un site transmet la demande du visiteur à l’entrepreneur, sans adresse IP ni empreinte jointe ; un code anti-abus non réversible, effacé au plus tard le lendemain, limite les envois. Pour ces demandes, Co-Ordo agit comme fournisseur de l’entrepreneur, qui en est responsable. Quand ton site externe (sur mesure ou repris) est affiché dans la page Site web, ton navigateur le charge directement depuis son hébergeur ; Co-Ordo ne lui transmet aucune donnée.
Nom de domaine de ton site. Quand tu cliques sur « Vérifier », seul le nom de domaine est transmis aux annuaires publics des registres (.ca et .com) pour savoir s’il est libre ; la réponse n’est pas conservée au-delà de 10 minutes. Quand tu demandes un domaine, nous conservons le nom tapé pour confirmer, la date et l’heure et une empreinte réseau non réversible, comme preuve de ta demande. Un domaine acheté par Co-Ordo l’est au nom de Co-Ordo : aucune donnée te concernant n’est transmise au registraire. Si tu rattaches ton propre domaine, nous relevons ses réglages techniques publics (serveurs de noms, enregistrements de courriel) pour les recopier chez Cloudflare ; nous n’accédons à aucune boîte courriel ni à ton compte chez ton fournisseur. Chaque demande est signalée par courriel à l’équipe Co-Ordo (contact@co-ordo-assistant.com) avec le nom du domaine, le nom de ton entreprise et l’adresse provisoire de ton site, sans tes coordonnées.
Ce que le chat assistant transmet à Anthropic
L'assistant du chat n'est pas un simple classificateur : pour répondre à une question sur ton contenu, il consulte ton espace Co-Ordo et renvoie le résultat de ces consultations au modèle. Ce qui part chez Anthropic va donc au-delà du texte que tu tapes.
Sont transmis :
- le texte de tes messages et l'historique de la conversation en cours ;
- le contexte de ta session : nom de ton workspace, ton rôle (toujours « administrateur »), la page ouverte et ton taux de retenue par défaut ;
- selon ta demande, le résultat des recherches faites pour toi dans ton espace : tes indicateurs financiers agrégés (encaissé, à recevoir, à payer, retards) ; le nom, le type et le courriel de tes contacts ; le numéro, le statut, le montant et le nom du client de tes devis, factures et chantiers et, pour chaque devis, la part facturée (par exemple « 1/3 ») et la clôture de sa facturation ;
- si tu demandes le détail d'un devis ou d'une facture, ou tout renseignement à son sujet : ses dates, sous-total, taxes, montants payé et restant, notes libres et le détail de ses lignes une à une (description, quantité, unité, prix unitaire), ainsi que son historique tel que l’affiche la colonne Informations (qui a accepté ou refusé — nom tapé par le signataire, ou nom saisi pour une acceptation hors ligne et le moyen de celle-ci —, envois, factures créées ou annulées, paiements enregistrés et leurs montants, motifs d’annulation et de clôture de la facturation avec le reste non facturé), son état de facturation (plan de paiement, versements facturés et payés, reste à facturer, clôture) et le numéro, le nom que tu as donné à son chantier et son statut.
Le nom d’un chantier, l’Objet d’un document, tes notes et les motifs sont des textes que tu saisis : ils sont transmis tels quels.
Ces allers-retours sont plafonnés à cinq par question : l'assistant ne peut pas parcourir ton espace indéfiniment.
Ne sont pas transmis : tes fichiers et photos de chantier, les adresses postales et numéros de téléphone de tes contacts, les adresses de tes chantiers et l’adresse proposée pour un nouveau chantier, le courriel du destinataire d’une facture annulée, l’empreinte réseau et le navigateur d’une signature, tes entrées de journal, tes heures saisies et tes rendez-vous. Anthropic agit comme sous-traitant et n'entraîne aucun modèle sur ces données, conformément à ses conditions commerciales.
Envoi des courriels transactionnels (devis, factures, bons de commande, relances)
Quand tu envoies un devis, une facture, un bon de commande ou une relance depuis Co-Ordo, le courriel part du domaine send.co-ordo-assistant.com via Amazon SES (région AWS de Montréal, ca-central-1), avec ton nom d'entreprise en expéditeur affiché et ton adresse de contact en adresse de réponse. C'est le seul chemin d'envoi : Co-Ordo n'accède à aucune boîte courriel, ni à la tienne ni à celle de qui que ce soit.
Le courriel d’un bon de commande reprend l’adresse de livraison et la note au fournisseur que tu as saisies, ainsi que le nombre d’articles — jamais le détail des lignes.
Ce qui est transmis à AWS est : l'adresse courriel du destinataire, l'objet, le corps du message en texte simple, l'adresse de réponse et les métadonnées de routage nécessaires à l'acheminement.
Pour un devis ou une facture, l'objet et le corps sont écrits par l'entrepreneur (le courriel d'un bon de commande a un texte fixe). Co-Ordo pré-remplit les deux champs — le gabarit s'ouvre sur « Bonjour Nom du client, » et rappelle le nom de l'entreprise, le numéro du document, le montant et le lien vers la page publique —, mais l'entrepreneur peut les modifier ou les remplacer entièrement avant l'envoi. Ce qu'il écrit dans ces deux champs est transmis tel quel, quel qu'en soit le contenu. Le corps est le plus grand des deux et donc celui qui compte le plus : c'est là qu'un entrepreneur pourrait ajouter des précisions sur son client ou sur les travaux. Nous ne filtrons pas ce texte — un filtre automatique sur un message rédigé par une personne casserait des usages légitimes et donnerait une fausse assurance —, mais nous recommandons à nos utilisateurs de s'en tenir à l'essentiel, le détail du document vivant sur la page publique liée plutôt que dans le courriel.
Cas particulier : le rappel automatique d’un devis. Sauf si tu le désactives (Réglages > Documents, ou devis par devis dans l’éditeur), Co-Ordo envoie une seule fois, à 9 h, un rappel au client d’un devis resté sans réponse 7 jours après l’envoi. Son texte est modifiable dans Réglages > Documents (par défaut : numéro du devis, dates d’envoi et de validité, ton nom d’entreprise et ton téléphone, lien vers la page du devis) ; Co-Ordo y ajoute toujours les liens et une phrase de retrait (« Pour ne plus recevoir de rappel sur ce devis, répondez à ce courriel. »). Il part à l’adresse actuelle du contact dans ta fiche ; il n’est pas envoyé si le devis a été accepté, refusé, remplacé, archivé ou s’il a expiré, ni si le contact a été supprimé.
Cas particulier : les notifications de statut. Quand ton client consulte, accepte ou refuse un devis depuis la page publique, la notification qui t'en informe emprunte le même chemin ; et s'il a laissé un commentaire en refusant, ce texte — qu'il a écrit lui-même — est repris tel quel dans le corps de cette notification.
Par choix d'architecture, ne sont pas transmis :
- aucune pièce jointe — les courriels sont en texte simple et renvoient vers une page web ; le document n’est jamais joint au message ; pour un devis ou une facture, le détail du document (postes, quantités, prix unitaires, adresse du chantier, adresse postale et téléphone du client) n’est jamais transmis automatiquement ; seule exception, le courriel d’un bon de commande reprend l’adresse de livraison et la note au fournisseur, comme indiqué plus haut ;
- aucun suivi d'ouverture ni de clic — cette option d'Amazon SES (les « ensembles de configuration » de suivi) collecterait adresse IP, système d'exploitation, navigateur et logiciel de messagerie du destinataire : nous ne l'activons pas et n'exploitons aucune donnée de suivi ;
- aucune liste de contacts — ton carnet de clients n'est jamais téléversé chez AWS.
AWS agit comme sous-traitant, lié par son addenda de traitement des données (AWS Data Processing Addendum, intégré à nos conditions de service AWS) qui lui interdit d'utiliser le contenu à d'autres fins que la fourniture du service, lui impose la confidentialité, encadre ses propres sous-traitants et prévoit la suppression des données.
Une réserve importante, par souci de transparence : AWS traite pour son propre compte — et non sur nos instructions — les données de notre compte et d'utilisation du service (facturation, journaux d'exploitation, mesures de sécurité du réseau). Ce traitement relève des politiques d'AWS et échappe à notre contrôle contractuel. Le contenu de tes messages, lui, demeure soumis à nos instructions.
7. Localisation et transferts
Tes données applicatives (compte, clients, préférences, tâches) sont hébergées par Google Cloud dans la région northamerica-northeast1 (Montréal, Québec, Canada).
L'envoi des courriels transactionnels est lui aussi traité au Canada : Amazon SES, région AWS de Montréal (ca-central-1) — voir le détail ci-dessous. Trois sous-traitants traitent des données hors du Canada :
- Stripe, Inc. peut traiter certaines données de facturation hors du Canada (principalement États-Unis et Union européenne). Des clauses contractuelles types garantissent un niveau de protection équivalent.
- Anthropic, PBC (États-Unis) traite aux États-Unis les échanges du chat assistant détaillés à la section 6, ainsi que le texte des factures fournisseurs soumises à l'extraction OCR (section 5 bis) et les éléments transmis par « Rédiger » du module Site web (section 6). Ses conditions commerciales lui imposent la confidentialité et excluent tout entraînement de modèle sur ces données.
- Cloudflare, Inc. (États-Unis) relaie et met en cache les sites web des entrepreneurs et assure la gestion technique (DNS) des noms de domaine rattachés ; il traite, éventuellement hors du Québec et du Canada, les données techniques de connexion des visiteurs (adresse IP, navigateur) pour acheminer les pages et les protéger. Les annuaires publics des registres (.ca au Canada, .com aux États-Unis) ne reçoivent que le nom de domaine vérifié.
Envoi de courriels — Amazon SES, région de Montréal
L'envoi des courriels transactionnels décrit à la section 6 est traité par Amazon SES dans la région AWS ca-central-1 (Montréal, Québec, Canada). Notre contrat est conclu avec Amazon Web Services Canada, Inc., la filiale canadienne du groupe. Le contenu des messages ne quitte donc plus le Canada chez notre sous-traitant — l'acheminement final vers la boîte du destinataire transite, comme tout courriel, par les serveurs de son fournisseur de messagerie, où qu'ils soient : c'est inhérent au courriel, pas à notre sous-traitance.
Ce changement de fournisseur a fait l'objet d'une mise à jour de notre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (article 17, Loi 25 — l'évaluation initiale couvrait le fournisseur précédent, établi aux États-Unis). Éléments retenus, énoncés sans embellissement :
- Le service est conçu pour transférer le moins possible : pas de pièce jointe, pas de suivi d'ouverture ou de clic, pas de liste de contacts, un seul destinataire par message. Cette limite porte sur ce que le système envoie de lui-même ; le texte du message, lui, est rédigé par l'entrepreneur et transmis tel qu'il l'a écrit (voir la section 6).
- Le traitement est encadré par l'AWS Data Processing Addendum : finalité limitée à la fourniture du service, confidentialité, encadrement des sous-traitants d'AWS (liste publiée par AWS sur sa page sub-processors), suppression des données.
- Résidence n'est pas souveraineté : Amazon Web Services Canada, Inc. est la filiale d'un groupe américain. Comme pour notre hébergeur Google Cloud (lui aussi à Montréal, lui aussi de parent américain), le droit américain — y compris le CLOUD Act — peut en théorie s'appliquer malgré la localisation canadienne des données.
- En cas d'incident de confidentialité, AWS doit nous en aviser « sans délai indu ». Aucun délai chiffré n'est prévu au contrat ; nous restons pour notre part tenus d'un signalement diligent à la Commission d'accès à l'information et, le cas échéant, aux personnes concernées.
Pour toute question sur ce traitement : contact@co-ordo-assistant.com.
8. Sécurité
- Chiffrement TLS 1.3 pour toutes les communications
- Authentification déléguée à Firebase Authentication : ton mot de passe n'est jamais stocké en clair et n'est jamais accessible à Co-Ordo
- Isolation multi-tenant via les règles de sécurité Firestore (chaque utilisateur ne peut lire que ses propres données)
- Aucun secret de carte bancaire stocké chez nous (délégation totale à Stripe, certifié PCI-DSS niveau 1)
- Journalisation des accès et alertes en cas d'anomalie
9. Tes droits (Loi 25 et LPRPDE)
Tu disposes des droits suivants :
- Accès : obtenir copie des données qu'on détient sur toi
- Rectification : corriger des données inexactes
- Effacement : demander la suppression de ton compte et de ses données
- Opposition : t'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime
- Retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement que tu nous as donné. Co-Ordo ne se connecte plus à aucune boîte courriel ni à aucun agenda externe ; si tu avais autorisé un tel accès par le passé, cette autorisation reste inscrite chez ton fournisseur tant que tu ne l'as pas révoquée toi-même, depuis ton compte Microsoft ou ton compte Google.
Pour exercer ces droits, écris à contact@co-ordo-assistant.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours maximum.
Si ta demande porte sur des renseignements traités par un de nos sous-traitants — notamment un courriel acheminé par Amazon SES —, nous relayons nous-mêmes l'instruction correspondante au sous-traitant : une demande adressée directement à AWS nous serait de toute façon renvoyée. Écris-nous, nous nous en chargeons.
10. Témoins (cookies)
Notre site utilise des témoins strictement nécessaires au fonctionnement : session Firebase Auth, préférences locales. Aucun témoin de suivi publicitaire ni d'analytique tierce n'est déposé.
11. Modifications
Cette politique peut être modifiée pour refléter l'évolution du service ou des obligations légales. Les modifications importantes te seront notifiées au moins 30 jours à l'avance. Pendant la phase de pré-lancement du service, c'est-à-dire tant qu'aucune offre payante n'est ouverte au public, une nouvelle version de la présente politique peut entrer en vigueur dès sa publication, sans le préavis de 30 jours prévu ci-dessus. La version du 4 novembre 2026 réduit la durée d'exposition des pages publiques des documents : c'est une modification favorable aux personnes concernées, qui entre en vigueur à sa publication.
12. Contact et plainte
Pour toute question ou demande d'exercice de tes droits : contact@co-ordo-assistant.com.
Si tu estimes que tes droits n'ont pas été respectés, tu peux déposer plainte auprès de :
- Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : cai.gouv.qc.ca
- Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : priv.gc.ca