Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Co-Ordo, Montréal (Québec, Canada). Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) désigné par la Loi 25 : contact@co-ordo-assistant.com.

2. Données que nous collectons

Nous ne collectons aucune donnée de carte bancaire. Tous les paiements transitent directement chez Stripe.

2 bis. Données collectées (Phase D.1)

Le calendrier Co-Ordo ne se connecte à aucun agenda externe. Il met en page des données que vous avez déjà saisies dans Co-Ordo : les périodes de vos chantiers, les fins de garantie, les dates d'expiration de vos devis, les échéances de vos factures, vos entrées de journal (ci-dessous) et vos heures saisies (ci-dessous) — ainsi que les rendez-vous que vous y créez vous-même (ci-dessous). Les devis, les factures et les chantiers font l'objet de la section 5 bis.

Rendez-vous

Un rendez-vous que vous créez dans le calendrier comprend un titre (jusqu'à 200 caractères), des notes libres (jusqu'à 2000 caractères), une date, des heures optionnelles, une récurrence simple et, si vous le souhaitez, un lien vers un chantier ou un contact. Le titre et les notes sont conservés tels quels : ce que vous y écrivez est stocké mot pour mot. Le rendez-vous est stocké dans votre workspace et visible uniquement par vous. Nous en identifions le créateur. Il n'est transmis à aucun tiers. Vous pouvez le modifier ou le supprimer à tout moment ; la suppression est définitive et immédiate. Il est conservé tant que vous ne le supprimez pas vous-même.

Journal de chantier (Phase D.1)

Les entrées de journal que vous saisissez (notes datées par projet) sont stockées dans votre workspace, visibles uniquement par vous. Nous identifions l'auteur de chaque entrée pour permettre la traçabilité interne. Vous pouvez modifier ou supprimer une entrée à tout moment, et la suppression est immédiate et définitive. Les entrées sont conservées tant que vous ne les supprimez pas vous-même ou que vous ne supprimez pas votre compte (voir la section 5).

Suivi des heures par projet (Phase D.1)

Les heures que vous enregistrez par projet (durée, date, notes optionnelles) sont stockées et visibles uniquement par vous. Cette donnée peut révéler des informations sur vos habitudes de travail. Vous pouvez modifier ou supprimer une entrée à tout moment, et la suppression est immédiate et définitive. Les heures sont conservées tant que vous ne les supprimez pas vous-même ou que vous ne supprimez pas votre compte (voir la section 5).

3. Finalités du traitement

• Fournir les fonctionnalités du service (calendrier, to-do list, devis et factures, suivi de chantier)
• Gérer ton compte et ton abonnement
• Assurer la sécurité du service (détection d'intrusion, prévention d'abus)
• Respecter nos obligations légales (conservation des factures pendant 6 ans, Loi de l'impôt sur le revenu)
• Communiquer avec toi au sujet du service (notifications opérationnelles)

Nous n'utilisons pas tes données pour :

• entraîner des modèles d'IA
• cibler de la publicité
• revendre à des tiers

4. Base légale

Nous traitons tes données sur les bases suivantes :

• Exécution du contrat : fournir le service auquel tu as souscrit
• Obligations légales : conservation des factures, coopération avec les autorités sur demande légale
• Intérêt légitime : sécurité du service, prévention des abus

5. Durée de conservation

Comment lire ces durées. Un effacement programmé s'exécute chaque nuit et supprime automatiquement, au terme des durées ci-dessus, les traces concernées : journaux d'audit, adresses IP et navigateurs collectés sur les pages publiques, dépôts de sous-traitants et brouillons d'analyse de factures. Les faits métier (statut d'un devis, dates, montants, paiements) et les documents à conservation obligatoire (factures : 6 ans, Loi de l'impôt sur le revenu) ne sont pas concernés. L'effacement s'exécute quotidiennement ; en cas d'incident technique, il reprend à la passe suivante.

La destruction intervient dans quatre cas : tu supprimes toi-même un élément (effet immédiat et définitif), tu supprimes ton compte (effacement complet 30 jours après la demande), tu nous écris pour demander l'effacement d'une donnée précise à contact@co-ordo-assistant.com — ces trois premiers cas sont à ton initiative —, ou l'effacement automatique à échéance décrit ci-dessus, qui s'exécute de lui-même chaque nuit. Les factures font exception : la Loi de l'impôt sur le revenu nous impose de les conserver 6 ans.

Nous conservons durablement un registre minimal des suppressions de comptes (identifiant, courriel, date) — preuve d'exécution de l'effacement, Loi 25 — ainsi qu'un journal d'audit administratif interne conservé 13 mois.

5 bis. Audit des actions sur devis et factures envoyés

Lorsqu'un client final consulte ou agit sur un devis que tu lui as envoyé via Co-Ordo (consultation, acceptation, refus, téléchargement du PDF), nous enregistrons l'horodatage, son adresse IP publique et le navigateur utilisé. Les consultations et téléchargements sont conservés 13 mois. La décision elle-même (acceptation ou refus), qui sert de preuve contractuelle du consentement du client, est conservée 36 mois (alignée sur la prescription contractuelle de 3 ans, C.c.Q. art. 2925). Aucun témoin (cookie) publicitaire n'est posé sur la page de visualisation publique du devis.

Le même audit s'applique aux factures que tu envoies : la consultation de la page publique de la facture par le client final, le téléchargement du PDF facture, et l'enregistrement d'un acquittement de paiement par toi-même (côté freelance) sont tous consignés (horodatage, IP/navigateur pour les actions client, identifiant freelance pour les paiements). Ce journal d'audit est conservé 13 mois. Les paiements eux-mêmes, une fois enregistrés sur la facture, suivent le régime de la facture : 6 ans (obligation fiscale). Aucun cookie tiers sur la page publique de facture.

Un client final peut demander la suppression de ces traces en écrivant à contact@co-ordo-assistant.com (article 28, Loi 25).

Pour les factures entrantes (factures fournisseur scannées via OCR), Co-Ordo conserve le texte brut extrait par l'IA (champ « ocrRawText », visible uniquement par les administrateurs du workspace), le coût OCR consommé, et trace chaque accès au fichier source (audit forensique 13 mois). Ces données restent privées au workspace et ne sont jamais partagées avec des tiers, à l'exception d'Anthropic pour l'extraction OCR seule (aucun entraînement de modèle, conformément aux conditions commerciales Anthropic).

Pour les projets/chantiers, Co-Ordo conserve l'historique complet (modifications, changements de statut, archivage, associations devis/factures) pendant 13 mois conformément aux exigences de la Loi 25 du Québec.

Pour les dépôts de sous-traitants, lorsqu'un sous-traitant soumet une facture ou un document via un lien de projet Co-Ordo, nous enregistrons son nom, son adresse IP publique et l'horodatage de chaque action (création du dépôt, confirmation des fichiers). Ces informations servent à la traçabilité comptable et contractuelle du workspace et sont conservées 13 mois (Loi 25). Les fichiers déposés sont stockés dans l'espace Google Cloud du workspace et restent accessibles uniquement au titulaire du compte pour ses besoins de comptabilité. Aucun fichier déposé par un sous-traitant n'est partagé avec des tiers. Le sous-traitant peut demander la suppression de ces données en écrivant à contact@co-ordo-assistant.com (article 28, Loi 25).

La fonction « Exporter Compta » génère, à la demande d'un administrateur de l'espace, un fichier comptable (classeur Excel ou CSV) contenant les données de facturation client et fournisseur de la période choisie. Ce fichier est supprimé automatiquement 7 jours après sa génération et n'est accessible que via un lien signé valable 15 minutes. Chaque génération est journalisée (auteur, date, période) conformément à la Loi 25.

6. Destinataires des données

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, tous sous contrat de traitement de données :

• Google Cloud (Firebase) : hébergement infrastructure (Montréal, northamerica-northeast1)
• Anthropic, PBC : traitement en langage naturel des échanges du chat assistant — voir le détail ci-dessous.
• Stripe, Inc. : traitement des paiements
• Amazon Web Services (« AWS », contractant : Amazon Web Services Canada, Inc.) : envoi des courriels transactionnels via Amazon SES, région de Montréal (devis, factures, relances de paiement, notifications) — voir le détail ci-dessous

Aucun autre tiers n'a accès à tes données.

Ce que le chat assistant transmet à Anthropic

L'assistant du chat n'est pas un simple classificateur : pour répondre à une question sur ton contenu, il consulte ton espace Co-Ordo et renvoie le résultat de ces consultations au modèle. Ce qui part chez Anthropic va donc au-delà du texte que tu tapes.

Sont transmis :

• le texte de tes messages et l'historique de la conversation en cours ;
• le contexte de ta session : nom de ton workspace, ton rôle (toujours « administrateur »), la page ouverte et ton taux de retenue par défaut ;
• selon ta demande, le résultat des recherches faites pour toi dans ton espace : tes indicateurs financiers agrégés (encaissé, à recevoir, à payer, retards) ; le nom, le type et le courriel de tes contacts ; le numéro, le statut, le montant et le nom du client de tes devis, factures et chantiers ;
• si tu demandes le détail d'un devis ou d'une facture : ses dates, sous-total, taxes, montants payé et restant, notes libres et le détail de ses lignes une à une (description, quantité, unité, prix unitaire).

Ces allers-retours sont plafonnés à cinq par question : l'assistant ne peut pas parcourir ton espace indéfiniment.

Ne sont pas transmis : tes fichiers et photos de chantier, les adresses postales et numéros de téléphone de tes contacts, tes entrées de journal, tes heures saisies et tes rendez-vous. Anthropic agit comme sous-traitant et n'entraîne aucun modèle sur ces données, conformément à ses conditions commerciales.

Envoi des courriels transactionnels (devis, factures, relances)

Quand tu envoies un devis, une facture ou une relance depuis Co-Ordo, le courriel part du domaine send.co-ordo-assistant.com via Amazon SES (région AWS de Montréal, ca-central-1), avec ton nom d'entreprise en expéditeur affiché et ton adresse de contact en adresse de réponse. C'est le seul chemin d'envoi : Co-Ordo n'accède à aucune boîte courriel, ni à la tienne ni à celle de qui que ce soit.

Ce qui est transmis à AWS est : l'adresse courriel du destinataire, l'objet, le corps du message en texte simple, l'adresse de réponse et les métadonnées de routage nécessaires à l'acheminement.

L'objet et le corps sont écrits par l'entrepreneur. Co-Ordo pré-remplit les deux champs — le gabarit s'ouvre sur « Bonjour Nom du client, » et rappelle le nom de l'entreprise, le numéro du document, le montant et le lien vers la page publique —, mais l'entrepreneur peut les modifier ou les remplacer entièrement avant l'envoi. Ce qu'il écrit dans ces deux champs est transmis tel quel, quel qu'en soit le contenu. Le corps est le plus grand des deux et donc celui qui compte le plus : c'est là qu'un entrepreneur pourrait ajouter des précisions sur son client ou sur les travaux. Nous ne filtrons pas ce texte — un filtre automatique sur un message rédigé par une personne casserait des usages légitimes et donnerait une fausse assurance —, mais nous recommandons à nos utilisateurs de s'en tenir à l'essentiel, le détail du document vivant sur la page publique liée plutôt que dans le courriel.

Cas particulier : les notifications de statut. Quand ton client consulte, accepte ou refuse un devis depuis la page publique, la notification qui t'en informe emprunte le même chemin ; et s'il a laissé un commentaire en refusant, ce texte — qu'il a écrit lui-même — est repris tel quel dans le corps de cette notification.

Par choix d'architecture, ne sont pas transmis :

• aucune pièce jointe — les courriels sont en texte simple et renvoient vers une page web ; le devis ou la facture n'est jamais joint au message, de sorte que le détail du document (postes, quantités, prix unitaires, adresse du chantier, adresse postale et téléphone du client) n'est jamais transmis automatiquement ;
• aucun suivi d'ouverture ni de clic — cette option d'Amazon SES (les « ensembles de configuration » de suivi) collecterait adresse IP, système d'exploitation, navigateur et logiciel de messagerie du destinataire : nous ne l'activons pas et n'exploitons aucune donnée de suivi ;
• aucune liste de contacts — ton carnet de clients n'est jamais téléversé chez AWS.

AWS agit comme sous-traitant, lié par son addenda de traitement des données (AWS Data Processing Addendum, intégré à nos conditions de service AWS) qui lui interdit d'utiliser le contenu à d'autres fins que la fourniture du service, lui impose la confidentialité, encadre ses propres sous-traitants et prévoit la suppression des données.

Une réserve importante, par souci de transparence : AWS traite pour son propre compte — et non sur nos instructions — les données de notre compte et d'utilisation du service (facturation, journaux d'exploitation, mesures de sécurité du réseau). Ce traitement relève des politiques d'AWS et échappe à notre contrôle contractuel. Le contenu de tes messages, lui, demeure soumis à nos instructions.

7. Localisation et transferts

Tes données applicatives (compte, clients, préférences, tâches) sont hébergées par Google Cloud dans la région northamerica-northeast1 (Montréal, Québec, Canada).

L'envoi des courriels transactionnels est lui aussi traité au Canada : Amazon SES, région AWS de Montréal (ca-central-1) — voir le détail ci-dessous. Deux sous-traitants traitent des données hors du Canada :

• Stripe, Inc. peut traiter certaines données de facturation hors du Canada (principalement États-Unis et Union européenne). Des clauses contractuelles types garantissent un niveau de protection équivalent.
• Anthropic, PBC (États-Unis) traite aux États-Unis les échanges du chat assistant détaillés à la section 6, ainsi que le texte des factures fournisseurs soumises à l'extraction OCR (section 5 bis). Ses conditions commerciales lui imposent la confidentialité et excluent tout entraînement de modèle sur ces données.

Envoi de courriels — Amazon SES, région de Montréal

L'envoi des courriels transactionnels décrit à la section 6 est traité par Amazon SES dans la région AWS ca-central-1 (Montréal, Québec, Canada). Notre contrat est conclu avec Amazon Web Services Canada, Inc., la filiale canadienne du groupe. Le contenu des messages ne quitte donc plus le Canada chez notre sous-traitant — l'acheminement final vers la boîte du destinataire transite, comme tout courriel, par les serveurs de son fournisseur de messagerie, où qu'ils soient : c'est inhérent au courriel, pas à notre sous-traitance.

Ce changement de fournisseur a fait l'objet d'une mise à jour de notre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (article 17, Loi 25 — l'évaluation initiale couvrait le fournisseur précédent, établi aux États-Unis). Éléments retenus, énoncés sans embellissement :

• Le service est conçu pour transférer le moins possible : pas de pièce jointe, pas de suivi d'ouverture ou de clic, pas de liste de contacts, un seul destinataire par message. Cette limite porte sur ce que le système envoie de lui-même ; le texte du message, lui, est rédigé par l'entrepreneur et transmis tel qu'il l'a écrit (voir la section 6).
• Le traitement est encadré par l'AWS Data Processing Addendum : finalité limitée à la fourniture du service, confidentialité, encadrement des sous-traitants d'AWS (liste publiée par AWS sur sa page sub-processors), suppression des données.
• Résidence n'est pas souveraineté : Amazon Web Services Canada, Inc. est la filiale d'un groupe américain. Comme pour notre hébergeur Google Cloud (lui aussi à Montréal, lui aussi de parent américain), le droit américain — y compris le CLOUD Act — peut en théorie s'appliquer malgré la localisation canadienne des données.
• En cas d'incident de confidentialité, AWS doit nous en aviser « sans délai indu ». Aucun délai chiffré n'est prévu au contrat ; nous restons pour notre part tenus d'un signalement diligent à la Commission d'accès à l'information et, le cas échéant, aux personnes concernées.

Pour toute question sur ce traitement : contact@co-ordo-assistant.com.

8. Sécurité

• Chiffrement TLS 1.3 pour toutes les communications
• Authentification déléguée à Firebase Authentication : ton mot de passe n'est jamais stocké en clair et n'est jamais accessible à Co-Ordo
• Isolation multi-tenant via les règles de sécurité Firestore (chaque utilisateur ne peut lire que ses propres données)
• Aucun secret de carte bancaire stocké chez nous (délégation totale à Stripe, certifié PCI-DSS niveau 1)
• Journalisation des accès et alertes en cas d'anomalie

9. Tes droits (Loi 25 et LPRPDE)

Tu disposes des droits suivants :

• Accès : obtenir copie des données qu'on détient sur toi
• Rectification : corriger des données inexactes
• Effacement : demander la suppression de ton compte et de ses données
• Opposition : t'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime
• Retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement que tu nous as donné. Co-Ordo ne se connecte plus à aucune boîte courriel ni à aucun agenda externe ; si tu avais autorisé un tel accès par le passé, cette autorisation reste inscrite chez ton fournisseur tant que tu ne l'as pas révoquée toi-même, depuis ton compte Microsoft ou ton compte Google.

Pour exercer ces droits, écris à contact@co-ordo-assistant.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours maximum.

Si ta demande porte sur des renseignements traités par un de nos sous-traitants — notamment un courriel acheminé par Amazon SES —, nous relayons nous-mêmes l'instruction correspondante au sous-traitant : une demande adressée directement à AWS nous serait de toute façon renvoyée. Écris-nous, nous nous en chargeons.

10. Témoins (cookies)

Notre site utilise des témoins strictement nécessaires au fonctionnement : session Firebase Auth, préférences locales. Aucun témoin de suivi publicitaire ni d'analytique tierce n'est déposé.

11. Modifications

Cette politique peut être modifiée pour refléter l'évolution du service ou des obligations légales. Les modifications importantes te seront notifiées au moins 30 jours à l'avance.

12. Contact et plainte

Pour toute question ou demande d'exercice de tes droits : contact@co-ordo-assistant.com.

Si tu estimes que tes droits n'ont pas été respectés, tu peux déposer plainte auprès de :

• Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : cai.gouv.qc.ca
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : priv.gc.ca